Vous survolez les messages re\u00e7us sur votre cellulaire et vous tombez sur un courriel qui a l\u2019air important, mais il est long. Du bout du doigt, vous faites d\u00e9filer le texte, paragraphe apr\u00e8s paragraphe, pour identifier l\u2019enjeu du message. Vous d\u00e9cidez de passer \u00e0 autre chose et d\u2019y revenir plus tard, quand vous aurez du temps \u00e0 consacrer \u00e0 ce qu\u2019on vous demande.<\/em><\/p>\n <\/p>\n Et celle-ci?<\/p>\n <\/p>\n Votre coll\u00e8gue vous envoie une liste de demandes qu\u2019il veut vous faire valider, pour v\u00e9rifier qu\u2019il n\u2019a rien oubli\u00e9. Vous vous dites\u00a0: \u00ab\u00a0D\u2019accord, ce n\u2019est pas grand-chose. \u00c7a devrait prendre quelques minutes\u00a0\u00bb. Le document est une feuille de calcul. Vous l\u2019ouvrez et la r\u00e9alit\u00e9 vous frappe brutalement en plein visage\u00a0: le tableau contient 238 lignes et 22 colonnes. Ouah! Par o\u00f9 commencer?<\/em><\/p>\n On appelle cela la surinformation. Elle ronge vos journ\u00e9es. Elle vous fait manquer des d\u00e9tails importants. Elle pose des obstacles en travers de votre route vers la r\u00e9ussite.<\/p>\n \u00c0 titre personnel, c\u2019est une m\u00e9saventure g\u00eanante lors d\u2019une f\u00eate de No\u00ebl qui m\u2019a pouss\u00e9 \u00e0 chercher une solution \u00e0 ce probl\u00e8me.<\/p>\n Comme copropri\u00e9taire d\u2019une firme de conseil, je m\u2019assure que nous tenions chaque ann\u00e9e un souper et une f\u00eate de No\u00ebl pour le personnel et leurs conjoints ou leurs proches. D\u2019accord! Ce n\u2019est pas moi qui organise cet \u00e9v\u00e8nement. Mon partenaire et moi avons une assistante, qui g\u00e8re cela bien mieux que nous. Lors d\u2019une journ\u00e9e tr\u00e8s occup\u00e9e d\u00e9but d\u00e9cembre, j\u2019ai re\u00e7u un courriel de l\u2019administrateur de notre bureau principal contenant les d\u00e9tails de l\u2019\u00e9v\u00e8nement. Le courriel d\u00e9crivait le th\u00e8me, le lieu, l\u2019horaire, l\u2019emploi du temps, lan\u00e7ait quelques blagues, des faits amusants, etc.<\/p>\n <\/p>\n Enfin, le jour J, j\u2019ai pris ma voiture et j\u2019ai conduit 200 kilom\u00e8tres pour me rendre sur place. En arrivant, j\u2019ai d\u00e9couvert que tout le monde avait amen\u00e9 un cadeau! Et moi, vice-pr\u00e9sident principal, j\u2019\u00e9tais arriv\u00e9 les mains vides.<\/p>\n <\/p>\n J\u2019ai demand\u00e9 \u00e0 notre assistante si j\u2019avais manqu\u00e9 quelque chose. \u00ab\u00a0Tu n\u2019as pas re\u00e7u le message?\u00a0\u00bb, me r\u00e9pondit-elle.<\/p>\n <\/p>\n Classique! Rel\u00e9gu\u00e9e \u00e0 la fin du courriel, une note disait simplement\u00a0: \u00ab\u00a0Nous organisons un \u00e9change de cadeaux, amenez donc un cadeau amusant d\u2019une valeur maximale de 10\u00a0$!\u00a0\u00bb. Le probl\u00e8me \u00e9tait bien s\u00fbr que je n\u2019avais pas suffisamment fait d\u00e9filer le message pour lire cette partie.<\/p>\n <\/p>\n (J\u2019ai eu beaucoup de chance\u00a0: malgr\u00e9 l\u2019heure tardive, une boutique de l\u2019autre c\u00f4t\u00e9 de la rue \u00e9tait encore ouverte et j\u2019ai pu acheter deux petites bouteilles de vin de glace dans un emballage cadeau, pour seulement 9,99\u00a0$! \u00c7a m\u2019a sauv\u00e9 la vie et a fait rire le personnel!)<\/p>\n <\/p>\n Cela m\u2019a fait r\u00e9fl\u00e9chir. Dans le cadre de nos projets, nous rencontrons r\u00e9guli\u00e8rement ce genre de probl\u00e8mes de communication. Puis, je me suis rappel\u00e9 qu\u2019au d\u00e9but de ma carri\u00e8re de consultant, j\u2019avais lu quelque part que lorsque les entreprises avaient d\u00e9cid\u00e9 de standardiser les num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone, elles avaient r\u00e9fl\u00e9chi au nombre de chiffres que la plupart des gens pourraient m\u00e9moriser efficacement. La r\u00e9ponse \u00e9tait sept. C\u2019est pour cela qu’aujourd\u2019hui, les num\u00e9ros se composent de sept chiffres (certes, avec l\u2019indicatif r\u00e9gional \u00e0 trois chiffres, mais oublions cette information pour le moment).<\/p>\n <\/p>\n J’ai commenc\u00e9 \u00e0 appeler \u00e7a la \u00ab\u00a0r\u00e8gle du num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone\u00a0\u00bb. Elle va comme suit\u00a0:<\/p>\n \u00ab\u00a0Puisque la plupart des gens peuvent efficacement m\u00e9moriser ou visualiser des suites contenant jusqu\u2019\u00e0 sept \u00e9l\u00e9ments, il est utile de s\u2019entra\u00eener \u00e0 regrouper les id\u00e9es et les diff\u00e9rents \u00e9l\u00e9ments en groupes de sept environ.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n <\/p>\n Par curiosit\u00e9, j\u2019ai commenc\u00e9 \u00e0 me renseigner, j\u2019ai cherch\u00e9 d\u2019autres utilisations applicables \u00e0 ma pratique de la gestion de projet. Peut-\u00eatre que cette \u00ab\u00a0r\u00e8gle du num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone\u00a0\u00bb pouvait nous aider \u00e0 am\u00e9liorer notre fa\u00e7on de communiquer dans le cadre des projets et \u00e0 \u00e9conomiser bien plus qu\u2019une visite \u00e0 la boutique de cadeaux.<\/p>\n <\/p>\n 1.Le chiffre magique sept<\/strong><\/p>\n \u00ab\u00a0… Et le chiffre magique\u00a07? Et les Sept Merveilles du monde, les sept mers, les sept p\u00e9ch\u00e9s capitaux, les sept filles d\u2019Atlas, les Pl\u00e9iades, les sept \u00e2ges de l\u2019homme, les sept portes de l\u2019Enfer, les sept couleurs primaires, les sept notes de musique et les sept jours de la semaine?\u00a0\u00bb <\/em><\/p>\n <\/p>\n George A. Miller<\/p>\n Universit\u00e9 Harvard<\/p>\n The Magical Number Seven, Plus or Minus Two<\/em><\/p>\n The Psychological Review, 1956, vol.\u00a063, pp. 81-97<\/p>\n <\/p>\n Dans son article de 1956, George Miller s\u2019\u00e9tend sur les \u00ab\u00a0stimuli\u00a0\u00bb, la \u00ab\u00a0variance\u00a0\u00bb, les \u00ab\u00a0unit\u00e9s\u00a0\u00bb, la \u00ab\u00a0reprogrammation\u00a0\u00bb et autres termes techniques.\u00a0Toutefois, \u00e0 la fin, il s\u2019abstient de donner son avis sur la raison pour laquelle ce nombre appara\u00eet sans cesse, partout.<\/p>\n Selon moi, en pr\u00e9cisant toutefois que je n\u2019ai aucune preuve scientifique pour soutenir mon id\u00e9e, cela a rapport avec l\u2019anatomie. Je suis arriv\u00e9 \u00e0 la conclusion que cela serait peut-\u00eatre li\u00e9 au fait que nous naissons avec dix doigts et que nos cerveaux ont \u00e9volu\u00e9 pour reconna\u00eetre \u00ab\u00a010\u00a0\u00bb en un instant. Ou peut-\u00eatre est-ce quelque chose de plus profond, mais je laisse aux neurobiologistes le soin de l\u2019expliquer.<\/p>\n On trouve de nombreuses preuves que ce num\u00e9ro\u00a07 \u00ab\u00a0magique\u00a0\u00bb est tr\u00e8s puissant. Les experts en marketing sont en fait tr\u00e8s habitu\u00e9s \u00e0 l\u2019utiliser, notamment les r\u00e9dacteurs et les \u00e9diteurs. Pourquoi pensez-vous que les guides pratiques et les livres d\u2019autoperfectionnement portent des titres tels que \u00ab\u00a0Les Sept habitudes des gens efficaces\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0Sept \u00e9tapes vers le bonheur\u00a0\u00bb? (Bon, le titre de ce livre est \u00ab\u00a0Les cl\u00e9s de notre succ\u00e8s\u00a0: 25 le\u00e7ons de nos meilleurs gestionnaires de projets\u00a0\u00bb. C\u2019est l\u2019exception qui confirme la r\u00e8gle… Mais on nous a demand\u00e9 que chacun de nos chapitres se compose d\u2019environ \u00ab\u00a07 pages\u00a0\u00bb.)<\/p>\n Si vous voulez vous convaincre que c\u2019est vrai, essayez cette exp\u00e9rience simple avec des amis ou des membres de votre famille (ils doivent \u00eatre assez vieux pour compter sans l\u2019aide de leurs doigts!). J\u2019ai tent\u00e9 une exp\u00e9rience similaire avec des photos sur une pr\u00e9sentation, et les r\u00e9sultats furent impressionnants.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Compilez maintenant les r\u00e9sultats Combien de personnes ont retenu le bon nombre de pi\u00e8ces? Combien de personnes ont retenu le bon type de pi\u00e8ces?<\/p>\n Essayez \u00e0 nouveau en variant le nombre et le type de pi\u00e8ces \u00e0 chaque fois, et portez attention au moment o\u00f9 les gens commencent \u00e0 \u00ab\u00a0deviner\u00a0\u00bb. Ma pr\u00e9diction est la suivante\u00a0: g\u00e9n\u00e9ralement, les gens peuvent se souvenir de 7 \u00e0 9 pi\u00e8ces. Ensuite, ils commencent \u00e0 deviner et les r\u00e9sultats ne sont plus fiables. Comment pouvons-nous appliquer cela \u00e0 la gestion de projet? Avec les ann\u00e9es, j\u2019ai trouv\u00e9 quatre fa\u00e7ons tr\u00e8s concr\u00e8tes d\u2019appliquer ce principe de m\u00e9morisation par bloc \u00e0 la gestion de projet. Je les partage avec vous ici.<\/p>\n <\/p>\n 2.Le principe de m\u00e9morisation par bloc <\/strong><\/p>\n Ce ph\u00e9nom\u00e8ne est aussi connu dans le domaine de l\u2019\u00e9ducation sous le nom de granularisation. Des ann\u00e9es plus tard, quand j\u2019ai commenc\u00e9 \u00e0 d\u00e9velopper et donner des cours de gestion de projet, j\u2019ai lu que la meilleure fa\u00e7on de concevoir une diapositive avec PowerPoint est de lister 7 points au maximum. Encore le chiffre\u00a07!<\/p>\n Pour r\u00e9sumer, le principe de m\u00e9morisation par bloc conseille d\u2019\u00e9viter\u00a0:<\/p>\n (En passant, avez-vous remarqu\u00e9 que ma liste \u00e0 puces dans l\u2019exercice avec les pi\u00e8ces comportait seulement 5 points? Et que celle-ci a \u00e9galement 5 points?)<\/p>\n <\/p>\n 3.Structure de r\u00e9partition du travail<\/strong><\/p>\n Comment le principe du chiffre\u00a07 s\u2019applique-t-il \u00e0 la SRT? Tout simplement\u00a0:<\/p>\n \u00ab\u00a0Toute SRT doit \u00eatre con\u00e7ue de telle fa\u00e7on que, dans aucune de ses branches, il n\u2019y ait jamais plus de 5 \u00e0 10 livrables ou travaux\u00a0\u00bb.<\/em><\/p>\n Donc, la SRT suivante est correcte\u00a0:<\/p>\n <\/p>\n Mais celle-ci ne respecte pas la r\u00e8gle\u00a0:<\/p>\n On remarque que les deux contiennent 14 travaux (les cases en bas de chaque branche), mais on le comprend plus facilement avec le premier mod\u00e8le qu\u2019avec le second. Il faut vraiment compter combien de cases contient la deuxi\u00e8me branche du second SRT. C\u2019est le pouvoir du principe de m\u00e9morisation par bloc : il est beaucoup plus simple et fiable de communiquer une SRT ainsi.<\/p>\n C\u2019est \u00e9galement utile lors de la modification d\u2019une SRT. Les coll\u00e8gues remarqueront plus ais\u00e9ment s\u2019il manque quelque chose ou si une information appara\u00eet en double si le diagramme respecte la r\u00e8gle du num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone.<\/p>\n <\/p>\n 4.Documents \u00e9crits<\/strong><\/p>\n La m\u00eame r\u00e8gle s\u2019applique \u00e0 tous les documents. En tant que gestionnaires de projet, on nous dit que nous passons ou devrions passer jusqu\u2019\u00e0 80\u00a0% de notre temps \u00e0 communiquer. Si c\u2019est le cas, il vaut mieux s\u2019assurer que les gens comprennent ce que nous tentons de communiquer. Si la communication n\u2019est pas efficace, cela peut entra\u00eener des erreurs et des incompr\u00e9hensions, et donc une perte de productivit\u00e9 au niveau personnel ou de l\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n \u00c9crire des paragraphes tels que celui-ci est correct pour un livre blanc, un article ou un livre. Mais pour des documents techniques, gardez en t\u00eate cette remarque qu\u2019on m\u2019a un jour faite\u00a0:<\/p>\n \u00ab\u00a0Les gens ne lisent pas, ils survolent.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n C\u2019est vrai, nous ne lisons pas. Sauf lorsque nous nous attendons \u00e0 ce que l\u2019auteur nous raconte une histoire, comme celle que j\u2019\u00e9cris en ce moment. Si on ne s\u2019attend pas \u00e0 une histoire, on se contente de scanner le texte pour trouver des sch\u00e9mas familiers, des mots-cl\u00e9s et des id\u00e9es.<\/p>\n Il y a de nombreuses raisons \u00e0 cela. C\u2019est notamment d\u00fb au fait que lire sur un \u00e9cran d\u2019ordinateur est fatigant pour les yeux et plus lent que lire sur papier (jusqu\u2019\u00e0 25\u00a0% plus lent selon certains). De plus, nous avons l\u2019habitude de surfer sur Internet et de suivre le rythme de la vie moderne.<\/p>\n Si vous voulez une preuve suppl\u00e9mentaire que nous ne lisons pas tout syst\u00e9matiquement, avez-vous d\u00e9j\u00e0 re\u00e7u un courriel contenant ceci\u00a0:<\/p>\n \u00ab\u00a0Sleon une \u00e9dtue de l\u2019Uvinertis\u00e9 de Cmabrigde, l\u2019odrre des ltteers dans un mot n\u2019a pas d\u2019ipmrotncae, la suele coshe ipmrotnate est que la pmeir\u00e8re et la dren\u00e8ire soit \u00e0 la bnnoe pclae. Le rsete peut \u00earte dans un ds\u00e9rorde ttoal et vuos puoevz tujoruos lrie snas porlbl\u00e8me. C\u2019est prace que le creaveu hmauin ne lit pas chuaqe ltetre elle-mm\u00eae mias le mot cmome un tuot.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n C\u2019est dr\u00f4le que notre cerveau soit capable de d\u00e9chiffrer cela, non?<\/p>\n Le m\u00eame principe s\u2019applique aux paragraphes. Le cerveau lit un bloc de texte et tente d\u2019en rep\u00e9rer les sch\u00e9mas et les id\u00e9es. Plus le paragraphe est long, plus il y a de chances que le cerveau le comprenne mal.<\/p>\n Tentez d\u2019\u00e9crire des listes courtes avec des points d\u2019une ou deux lignes.<\/p>\n <\/p>\n 5.Diagrammes de Gantt<\/strong><\/p>\n R\u00e9guli\u00e8rement, j\u2019entends des gens se plaindre de devoir travailler avec des outils tels que Microsoft Project ou Primavera\u00a0P6.<\/p>\n \u00ab\u00a0Ces outils sont beaucoup trop compliqu\u00e9s pour nous. Je ne comprends pas ce que tous ces chiffres veulent dire! Est-ce que quelqu\u2019un\u00a0pourrait cr\u00e9er un outil plus simple?\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n Toutefois, en regardant de plus pr\u00e8s, j\u2019ai r\u00e9alis\u00e9 que la plupart des plaintes venaient du m\u00eame type d\u2019utilisateurs. C\u2019\u00e9tait des personnes qui rencontraient ces outils pour la premi\u00e8re fois et devaient travailler avec des organisateurs tr\u00e8s exp\u00e9riment\u00e9s qui n\u2019h\u00e9sitaient pas \u00e0 imprimer des diagrammes de Gantt contenant jusqu\u2019\u00e0 14 ou 20 colonnes de donn\u00e9es. Ces derni\u00e8res int\u00e8grent toutes les informations possibles\u00a0: l\u2019identifiant de la t\u00e2che, les dates au plus t\u00f4t et au plus tard, la valeur acquise, l\u2019IPC, le co\u00fbt du travail, la marge totale, les ressources, etc.<\/p>\n En tant qu\u2019utilisateurs exp\u00e9riment\u00e9s, ils pensent \u00ab\u00a0plus je mets d\u2019informations sur la m\u00eame page, moins je passerai de temps \u00e0 les chercher\u00a0\u00bb.<\/p>\n Mais les personnes qui re\u00e7oivent ces rapports ne sont pas programm\u00e9es pour lire de telles informations. Il s\u2019agit pour elles de surinformation.<\/p>\n Si vous voulez faire passer un message de fa\u00e7on claire et limpide, tenez-vous-en \u00e0 5 ou 10 colonnes, pas plus. Il faut savoir tirer parti de la simplicit\u00e9.<\/p>\n 6.Courriels<\/strong><\/p>\n Enfin, revenons-en \u00e0 notre ami au d\u00e9but de cette histoire\u00a0: le courriel! Tous ces longs courriels que nous nous envoyons, si longs que nous ne prenons pas r\u00e9ellement le temps de les lire. Nous survolons les paragraphes \u00e0 la recherche des informations que nous nous attendons \u00e0 trouver. Nous manquons des d\u00e9tails importants, car ils sont noy\u00e9s dans un oc\u00e9an de jargon et de mots inutiles. C\u2019est dans ces cas-l\u00e0 que je sens que la r\u00e8gle du num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone prend tout son sens.<\/p>\n Voici donc le principe de m\u00e9morisation par bloc appliqu\u00e9 aux courriels, pour une communication efficace (il s\u2019ajoute \u00e9videmment \u00e0 toutes les r\u00e8gles de base telles qu\u2019adapter le message \u00e0 son destinataire, \u00e9viter de \u00ab\u00a0r\u00e9pondre \u00e0 tous\u00a0\u00bb et \u00e9viter les lettres majuscules).<\/p>\n Le dernier point indique que ce que vous tentez de communiquer est trop complexe pour \u00eatre expliqu\u00e9 dans un courriel. Dans ce cas, vous devez envisager une conversation en personne, ou au moins un coup de t\u00e9l\u00e9phone. Souvenez-vous que m\u00eame une conversation t\u00e9l\u00e9phonique s\u2019accompagne d\u2019un retour instantan\u00e9 et de signaux non verbaux, qui malheureusement ne sont pas transmis par courriel.<\/p>\n <\/p>\n 7.Pour r\u00e9sumer<\/strong><\/p>\n Souvenez-vous que le cerveau humain ne peut comprendre des informations de fa\u00e7on fiable que lorsqu\u2019elles sont compos\u00e9es de groupes d\u2019environ sept \u00e9l\u00e9ments. Souvenez-vous de ceci\u00a0:<\/p>\n Je sais que ce conseil m\u2019a permis d\u2019\u00e9viter de nombreuses situations d\u00e9plaisantes. Je suis certain qu\u2019il vous sera \u00e9galement utile dans diverses situations. Peut-\u00eatre m\u00eame que vous convertirez vos coll\u00e8gues et qu\u2019\u00e0 leur tour, ils arr\u00eateront de vous envoyer ces courriels interminables et p\u00e9nibles \u00e0 lire.<\/p>\n Malheureusement, cela n\u2019a pas d\u2019influence sur les pourriels et les cha\u00eenes de lettres! Peut-\u00eatre dans notre prochain livre.<\/p>\n <\/p>\n Vous pouvez trouver ce chapitre et d’autres contenus fascinants dans le le livre suivant:<\/p>\n\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/www.pmc.ca\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/chart-1-300x170.png\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/www.pmc.ca\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/wbs-2-300x265.png\")
<\/p>\n\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/www.pmc.ca\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/The-key-to-our-success-200x300.jpg\")
<\/p>\n