Des outils de collaboration aux logiciels de planification et de contrôle des coûts avancés, en passant par les tableaux de bord Web, une multitude de fournisseurs offrent leurs progiciels et leurs applications aux organisations orientées projet à travers le monde. Votre entreprise utilise sans doute l’un de ces progiciels.
Ces outils peuvent améliorer l’efficacité de leurs utilisateurs, mais ils peuvent également devenir un véritable boulet. Comment peut-on déterminer si un système de gestion de projets et de portefeuilles ne procure pas les avantages prévus? Existe-t-il des signes qui révèlent que vous ne profitez pas au maximum de votre investissement?
Sans plus tarder, voici les cinq signes principaux qui révèlent que votre système de gestion de projets et de portefeuilles ne vous procure pas les résultats attendus :
Numéro 5 : Plus de 15 % des activités ont des contraintes de dates
Si votre outil utilise un algorithme basé sur la méthode du chemin critique pour le calcul de l’échéancier (à partir des dépendances et des durées d’activités, comme Microsoft Project ou Primavera), le fait que vos échéanciers de projets comportent de nombreuses contraintes de dates comme « Fin au plus tard le » ou « Début au plus tard le » est parfois un signe que les utilisateurs n’appliquent pas correctement les fonctions de calcul de l’outil. Il se peut également que les échéanciers ne comprennent que les jalons principaux et qu’ils auraient avantage à être plus détaillés. Il pourrait être utile de fournir aux utilisateurs une formation d’appoint pour les aider à mieux comprendre les principes et les techniques de la planification dynamique.
Numéro 4 : Un grand nombre de vos rapports, vues et pages écrans contiennent plus de dix colonnes
N’oubliez pas que les outils de gestion de projets et de portefeuilles sont avant tout des outils de communication et que dans l’univers effréné d’aujourd’hui, la plupart des gens ne lisent pas les documents que vous leur transmettez. Ils se contentent de les survoler. Concevez donc vos rapports en respectant ce que j’appelle le principe du « numéro de téléphone » : limitez le nombre de colonnes dans vos vues et vos rapports à un maximum d’environ sept pour vous assurer que votre message est bien compris (en passant, vous remarquerez que ma liste ne comporte que cinq éléments!).
Numéro 3 : Utilisation inadéquate de la « marge totale »
Faites l’expérience suivante. Ouvrez n’importe quel échéancier de projet et faites afficher la colonne « Marge totale ». Si vous y trouvez des valeurs négatives élevées, c’est un signe évident que vous n’en avez pas pour votre argent. Une marge négative, en particulier si elle est élevée comme « -75 jours », est souvent un symptôme que l’outil est mal utilisé. Inversement, vous devriez également vous interroger sur les valeurs positives très élevées.
Numéro 3 : Les échéanciers ne sont pas mis à jour régulièrement
Pour être utiles, les données dans un système de gestion de projets et de portefeuilles doivent être mises à jour à une fréquence régulière. Tous les projets doivent être mis à jour régulièrement, pas seulement quand vous avez le temps de le faire. Dans mes cours, je fais souvent l’analogie avec un adolescent qui fait le ménage de sa chambre. S’il le fait toutes les semaines, la tâche risque de paraître moins insurmontable que s’il attend trois mois!
Numéro 5 : Seuls les planificateurs de projet et parfois les gestionnaires de projet utilisent l’outil
Dans plusieurs organisations, ceci constitue un symptôme que le système de gestion de projets et de portefeuilles est perçu comme un simple outil de rapport et ne sert pas vraiment à gérer le travail. Il se contente alors de fournir de l’information statique, il devient un fardeau plutôt qu’une ressource, et il engloutit de précieuses heures de gestion de projet sans aider l’équipe à livrer à la satisfaction du client, en respectant l’échéancier et le budget. Si c’est la perception générale de votre personnel, vous avez un urgent besoin de revoir votre processus et votre structure de gestion de projets et de portefeuilles.
