L’Agilité hors de projets TI: soumissions et offres de services
Rédiger une offre de services ou préparer une soumission peut parfois ressembler à un projet entier en soi! Le délai est très serré (manquez-le et vous êtes disqualifié!). Vous n’avez que des ressources limitées pour le terminer (si seulement nous pouvions éviter les heures supplémentaires et les longues soirées!) Et il y a un objectif clair à atteindre (DÉCROCHER LE CONTRAT!)
Voici donc quelques réflexions sur la façon d’appliquer les principes et techniques Agiles pour vous aider à remporter le prochain appel d’offres.
Utilisez une équipe auto-organisée
Aplatissez la structure et laissez votre équipe auto-organiser ses méthodes de travail. Plus important encore, assurez-vous que tous ceux dont l’expertise est nécessaire savent qu’ils sont affectés à l’équipe de soumission. Trop souvent, l ‘« équipe de soumission » est composée de 2, parfois 1 personne qui doit mendier, plaider et ramper pour obtenir les commentaires d’experts en la matière.
Passez en revue les conditions de l’appel d’offres et assurez-vous de constituer une équipe qui, collectivement, possède tout le savoir-faire nécessaire pour préparer une offre gagnante.
Assurez-vous ensuite d’ajouter un « leader serviteur ». Assurez-vous que l’équipe dispose d’une personne dédiée qui sera disponible pour débloquer tous les goulots d’étranglement et éliminer tous les obstacles. C’est ce que la méthode Scrum appelle le « Scrum Master ». Cette personne ne coordonne pas le travail, elle aide simplement à garder l’équipe pleinement productive et leur évite les distractions causées par les obstacles.
Découpez votre travail en « boîtes de temps »
Supposons que vous disposez de huit semaines pour préparer votre offre. Huit semaines constituent une échéance plutôt difficile à maitriser pour l’esprit humain. Les réalisations sont lointaines, la voie à suivre n’est pas claire. Les gens préfèrent penser en plus petits horizons. Divisez votre projet en, disons, quatre boîtes de 2 semaines. Ou huit boîtes d’une semaine. Essayez-le.
Le but est d’avoir une portion de la soumission complétée à la fin de chaque boîte de temps. Pas un une partie de chapitre! Un chapitre complet. Un ensemble de pages. Une table, peut-être. Un diagramme. Peu importe.
Notez que l’extension de l’une de ces plages horaires n’est ABSOLUMENT PAS autorisée. La fin de la boîte de temps est comme la fin d’un examen. Vous remettez votre copie et c’est terminé. Peut-être n’aurez-vous pas la note parfaite, mais là n’est pas le but pour le moment.
Créez un tableau
Supposons alors que nous ayons un projet de huit boîtes de travail d’une semaine chacune. Pour chaque boîte, faites une liste de dix à vingt sections de la proposition que vous devez créer, écrire, produire. La présentation de l’approche technique. Le bordereau des prix. Le profil de l’équipe et les curriculums vitae. Votre stratégie de gestion des risques pour le client.
Créez un tableau (physique ou électronique) avec trois colonnes: Backlog, En-cours (Work-In-Progress ou WIP) et Complété. Divisez les trois colonnes en huit rangées, une pour chaque boîte de temps d’une semaine. À l’aide de notes autocollantes, demandez à l’équipe d’écrire le titre de chaque section a produire, mettez-les dans la colonne « Backlog ». Laissez les colonnes « En-cours » et « Complété » vides pour l’instant.
Priorisez le travail dans chaque boîte.
Maintenant, la partie difficile. Priorisez les sections de haut en bas avec les plus importantes vers le haut et les moins importantes vers le bas. Assurez-vous également de répartir le travail de sorte qu’il y ait une quantité égale de travail dans chaque rangée. C’est crucial. Les items en bas de liste sont les portions de la soumission que vous seriez prêts à laisser tomber si le temps venait à manquer. Comme pour un examen du temps que vous étiez au collège. Lorsque le temps sera écoulé, les sections obligatoires doivent être complétées mais les questions bonis peuvent être laissées sans réponse.
Rencontrez-vous à tous les jours
Demeurez synchronisés. Rencontrez toute l’équipe une fois par jour, de préférence le matin, et passez en revue le travail effectué la veille, le travail à venir ce jour-là et les éventuels obstacles. Lorsque quelqu’un annonce qu’il peut attaquer l’une des sections sur le tableau, demandez-lui de déplacer l’autocollant correspondant de la colonne « Backlog » vers la colonne « En-cours » et d’écrire leurs initiales sur la fiche. Si quelqu’un indique avoir terminé un item, demandez-lui de déplacer son autocollant de « En-cours » à « Complété », d’en choisir un autre dans le « Backlog » et de le déplacer vers les « En-cours ». Faites attention à ne pas accumuler trop d’items à la fois dans la colonne « En-cours ».
Gardez cette réunion quotidienne courte et nul besoin de vous casser la tête à rédiger les compte-rendu et agenda de chacune. Votre tableau fait office d’ordre du jour et les progrès indiqués sur le tableau en constituent le compte-rendu. Conservez simplement un journal de tous les obstacles à portée de main. Le « leader-serviteur » peut s’occuper d’aller les régler pendant que l’équipe demeure productive.
Validez le résultat obtenu
À la fin de chaque semaine, colligez le travail de chaque membre de l’équipe et prenez un peu de temps pour assembler le tout. Assurez-vous de recueillir les commentaires et idées d’amélioration, mais restez concentré sur l’objectif. Rincez et répétez.
Maintenant, allez et remportez ce satané contrat!
